„5 D“ metody Inbox Zero. Návod, jak v pěti jednoduchých krocích zkrotit doručenou poštu

Kdo by neznal pocit, kdy mu do e-mailové schránky každou chvíli přistane další zpráva, až to po pár dnech vypadá jako neuklizený sklad plný zapomenutých balíků? Metoda Inbox Zero, kterou v roce 2006 vytvořil guru produktivity Merlin Mann, slibuje, že s touto situací zatočí – především efektivním systémem třídění a zpracování, díky kterému si udržíte kontrolu nejen nad e-maily, ale i nad pracovním či soukromým životem.

Navzdory názvu se metoda nezaměřuje jen na to, abychom neustále udržovali ve schránce nulový počet e-mailů, ale především na to, abychom věnovali e-mailům jen nezbytné minimum času. Pomocí několika jednoduchých kroků si můžete osvojit dovednost, jak každodenní digitální nános zvládnout během několika minut, aniž byste se cítili zahlcení.

Základní principy Inbox Zero

Merlin Mann vyšel z myšlenky, že by nás e-maily neměly vyrušovat během práce ani nás nutit k neustálému přemýšlení nad tím, co v nich ještě potřebujeme vyřešit. Tím, že se budeme pravidelně věnovat třídění příchozích zpráv podle několika jednoduchých pravidel, se můžeme zaměřit na důležitější úkoly a získat klid v práci i ve své hlavě.

Základní princip metody Inbox Zero spočívá v pěti hlavních akcích, které Mann označuje jako „5 D“:

• mazat (Delete),
• delegovat (Delegate),
• odpovědět (Dialogue),
• odložit (Defer),
• vykonat (Do).

Každý e-mail, který vám přijde, projdete podle tohoto systému a rozhodnete se, co s ním udělat. Zbytečnou zprávu smažte. Jestliže by ji měl vyřešit někdo jiný, přepošlete ji. E-maily, na které dokážete rychle odpovědět, vyřiďte hned. Pokud vyžadují více času, věnujte se jim později. Tímto způsobem se vám e-maily nebudou hromadit a zároveň budete přesně vědět, co je třeba udělat a kdy.

Inbox Zero pomáhá udržet schránku pod kontrolou a uvolňuje prostor k tomu, abychom se mohli soustředit na práci, která má vyšší prioritu. Mann také doporučuje místo neustálého sledování nové pošty nastavit konkrétní časy, kdy se e-mailům budete věnovat.

V doručené poště jen nevyřešené úkoly

Jedním z hlavních principů je, že doručená pošta by měla sloužit jako pracovní fronta, kde zůstávají jen nevyřešené zprávy. Tato koncepce je jednoduchá, ale velice účinná: pokud se v doručené poště nacházejí pouze e-maily, které vyžadují akci, máte přehled o tom, co ještě musíte udělat. Všechno ostatní by mělo být archivováno nebo smazáno.

Tento způsob organizace zlepšuje nejen přehlednost, ale také zklidňuje mysl. Když víte, že v doručené poště máte jen úkoly, které čekají na vaše kroky, a nic jiného, snižuje se pocit stresu z množství nevyřízené pošty. Tento přístup také zefektivňuje práci, protože nemusíte neustále procházet starší e-maily, abyste si ověřili, jestli je něco vyřešené, nebo ne. Každý e-mail, který zůstává v doručené poště, je jasným znamením, že čeká na vaši pozornost – a to je přesně cíl metody Inbox Zero.

E-maily se splněnými úkoly archivujte!

Jedním z klíčových prvků metody Inbox Zero je archivace zpracovaných e-mailů. Jakmile e-mail splnil svůj účel – například jsme vyřešili úkol, odpověděli na otázku nebo zaplatili fakturu –, měl by okamžitě opustit naši doručenou poštu a přesunout se do archivu. Díky tomu zůstane naše doručená pošta přehledná, čistá a pouze s aktivními úkoly. Archivace není důležitá jen kvůli úklidu, ale i vytvoření prostoru, kde si můžeme být jisti, že vše, co v doručené poště zůstává, ještě vyžaduje naši pozornost.

Archivace má další velkou výhodu: uchovává důležité informace na bezpečném místě, kde je můžeme v budoucnu snadno najít. Zprávy, které byly užitečné dnes, můžeme zítra potřebovat znovu – například pokud chceme zpětně dohledat podmínky schválené objednávky nebo detaily odeslané faktury. Moderní e-mailoví klienti, jako Gmail nebo Outlook, umožňují rychlé vyhledávání archivovaných zpráv, což znamená, že se k těmto informacím dostaneme během několika sekund, aniž by zabíraly prostor v doručené poště.

Archivace podporuje dlouhodobou přehlednost. Pokud si všechny e-maily – ať už vyřízené, nebo nevyřízené – necháme v doručené poště, začnou se zde hromadit stovky nebo tisíce zpráv, ve kterých je čím dál těžší se orientovat. Díky archivaci jsme schopni doručenou poštu udržovat jako pracovní prostor pro aktivní záležitosti, zatímco všechny dokončené úkoly a informace bezpečně odložíme na „poličku,“ kam se můžeme kdykoli vrátit.

Jak začít?

Asi jen málokdo bude začínat s prázdnou e-mailovou schránkou. Většina z nás v ní má stovky, možná tisíce e-mailů, často starých i několik let, které mnohdy už nejsou relevantní, ale my se jich bojíme zbavit, protože máme pocit, že „by se někdy mohly hodit“.